Στόχος Δημόσιας Διαβούλευσης

 Η παρούσα Δημόσια Διαβούλευση αφορά στο έργο «Απλοποίηση των Διαδικασιών των Διευθύνσεων της Γενικής Διεύθυνσης Αρχαιοτήτων και Πολιτιστικής Κληρονομιάς και της Γενικής Διεύθυνσης Αναστήλωσης, Μουσείων και Τεχνικών Έργων». 

Το έργο έχει στόχο την απλούστευση των διαδικασιών τεσσάρων Διευθύνσεων που υπάγονται στη Γενική Διεύθυνση Αρχαιοτήτων και Πολιτιστικής Κληρονομιάς και στη Γενική Διεύθυνση Αναστήλωσης, Μουσείων και Τεχνικών Έργων  του Υπουργείου Πολιτισμού και Αθλητισμού και την εφαρμογή ενός Νέου Επιχειρησιακού Μοντέλου Διαδικασιών. Πρόκειται για τις Διευθύνσεις Προϊστορικών & Κλασικών Αρχαιοτήτων, Βυζαντινών & Μεταβυζαντινών Αρχαιοτήτων, Νεώτερης & Σύγχρονης Αρχιτεκτονικής Κληρονομιάς και Αναστήλωσης Νεώτερων & Σύγχρονων Μνημείων. Κύριος γνώμονας του ανασχεδιασμού των διαδικασιών και της κατάρτισης του Νέου Επιχειρησιακού Μοντέλου είναι η αποτελεσματική και αποδοτική λειτουργία των ενδοδιοικητικών υπηρεσιών και η εξυπηρέτηση των συναλλασσομένων.

Κυριότερες διαδικασίες των παραπάνω Διευθύνσεων που αφορούν στους συναλλασσόμενους είναι τα έργα ή δραστηριότητες εντός αρχαιολογικού χώρου / ιστορικού τόπου ή πλησίον μνημείου, οι προσωρινές παραχωρήσεις μνημείου /αρχαιολογικού χώρου για εκδηλώσεις ή κινηματογραφήσεις, οι ρυθμίσεις που αφορούν σε κήρυξη – οριοθέτηση αρχαιολογικού χώρου ή ιστορικού τόπου και καθορισμό ζωνών προστασίας, οι απαλλοτριώσεις ή απευθείας εξαγορές ακινήτων, οι εργασίες σε μνημεία, ο χαρακτηρισμός ως μνημείων  κτηρίων μετά το 1830, οι σωστικές ανασκαφές και η διατήρηση ή μη αρχαιοτήτων, η συστηματική αρχαιολογική έρευνα, οι προγραμματικές συμβάσεις, οι αιτήσεις θεραπείας και οι ιεραρχικές προσφυγές.

Η σημασία του συγκεκριμένου έργου καταδεικνύεται από το μεγάλο εύρος συναλλασσομένων που εμπλέκονται στις διαδικασίες του ΥΠΠΟΑ είτε ως αιτούντες είτε ως άμεσα επηρεαζόμενοι από αυτές. Οι συναλλασσόμενοι με τις Κεντρικές Διευθύνσεις του ΥΠΠΟΑ περιλαμβάνουν εκτός από μεμονωμένους πολίτες, μεγάλο εύρος επιχειρήσεων και ελευθέρων επαγγελματιών, πολλούς δημόσιους φορείς (μεγάλο αριθμό Υπουργείων, φορείς της Τοπικής Αυτοδιοίκησης κλπ.), την Εκκλησία καθώς και επιστημονικούς φορείς (πανεπιστήμια, ξένες αρχαιολογικές σχολές, κλπ.).

Η Δημόσια Διαβούλευση αφορά συγκεκριμένα στο προτεινόμενο Νέο Επιχειρησιακό Μοντέλο Διαδικασιών που έχει κατατεθεί από τον Ανάδοχο του Έργου. Στόχος της είναι η ενσωμάτωση στο Νέο Μοντέλο προτάσεων και βελτιώσεων που θα προκύψουν από τη συλλογή και αξιολόγηση κρίσεων και απόψεων των συμμετεχόντων σε αυτήν.

Υφιστάμενη Κατάσταση

 Η καταγραφή των διαδικασιών της υφιστάμενης κατάστασης έχει αναδείξει μια σειρά από δυσλειτουργίες και προβλήματα τα οποία δυσχεραίνουν τόσο την εσωτερική λειτουργία του ΥΠΠΟΑ όσο και την εξυπηρέτηση των συναλλασσομένων. 

Διαπιστώνεται ελλιπής αρχική παρεχόμενη πληροφόρηση προς τους ενδιαφερόμενους για τις διαδικασίες, επί διαφόρων ζητημάτων, όπως για τον ακριβή αριθμό και τις προδιαγραφές των απαιτούμενων δικαιολογητικών, για τα κριτήρια επιλογής των ακολουθούμενων διαδικασιών και για τον χρόνο ολοκλήρωσής τους. Επίσης, διαπιστώνονται προβλήματα λόγω της μη τυποποίησης των εντύπων.

Γενικότερα, ο βαθμός πληροφορικής υποστήριξης του συνόλου των διαδικασιών είναι πολύ χαμηλός και δεν παρέχονται υπηρεσίες ηλεκτρονικής διακυβέρνησης εκτός μεμονωμένων περιπτώσεων.  Η αξιοποίηση του διαδικτύου για την παροχή συγκροτημένης και αναλυτικής πληροφόρησης βρίσκεται σε χαμηλά επίπεδα. Οι φάκελοι υποβάλλονται σε έντυπη μορφή ακόμα και από συναλλασσόμενους με μεγάλη σχετική εμπειρία σε ηλεκτρονικές διαδικασίες (πχ. μεγάλες επιχειρήσεις, ξένες αρχαιολογικές σχολές) και δεν παρέχεται η δυνατότητα εξυπηρέτησης πολιτών μέσω ΚΕΠ – ΕΡΜΗ. Σε ότι αφορά τη διεκπεραίωση των υποθέσεων, δεν έχει ενεργοποιηθεί η ηλεκτρονική υπογραφή κατά τη χρήση του ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου με συνέπεια να διακινούνται φυσικοί φάκελοι σε όλες τις περιπτώσεις. Η ενημέρωση των συναλλασσομένων κατά τη πορεία διεκπεραίωσης κάθε υπόθεσης γίνεται τηλεφωνικά ή με αυτοπρόσωπη παρουσία στις υπηρεσίες του Υπουργείου. Σε ορισμένες μόνο περιπτώσεις χρησιμοποιείται η μέθοδος της άτυπης επικοινωνίας με τον συναλλασσόμενο μέσω e-mail. Ακόμα, διαπιστώνεται προβληματική πρόσβαση των συναλλασσομένων αλλά και των στελεχών του Υπουργείου σε φυσικά και ηλεκτρονικά αρχεία.

Σε ενδοδιοικητικό επίπεδο, η μη πρόβλεψη αυστηρής κατανομής ρόλων κατά τον χειρισμό των υποθέσεων (συνδυασμός γραμματειακών και επιστημονικών καθηκόντων) έχει ως συνέπεια τη μη βέλτιστη αξιοποίηση του χρόνου των στελεχών και την καθυστέρηση αντιμετώπισης των αιτημάτων.  Διαπιστώνεται πολυπλοκότητα και παρατηρείται σημαντική καθυστέρηση στην ολοκλήρωση  αρκετών υποθέσεων  λόγω της συμμετοχής πολλών διοικητικών επιπέδων, διαφορετικών υπηρεσιακών μονάδων του ιδίου επιπέδου (σε περιπτώσεις συναρμοδιοτήτων), των Συμβουλίων, Τοπικών ή Κεντρικών, καθώς και της υπογραφής μεγάλου αριθμού υποθέσεων από το σύνολο της ιεραρχίας, , ακόμα και για σχετικά απλές διαδικασίες. Σε ότι αφορά στη νομοθεσία, διαπιστώνονται επικαλύψεις αρμοδιοτήτων με άλλα Υπουργεία (λ.χ. ΥΠΕΚΑ).  Προβλήματα επίσης διαπιστώνονται σε θέματα συνεργασίας με άλλους δημόσιους φορείς ιδίως σε θέματα ενημέρωσης/πληροφόρησης που οφείλουν να παρέχουν οι δημόσιοι φορείς είτε προς τους συναλλασσομένους είτε προς το ΥΠΠΟΑ για ζητήματα στα όποια εμπλέκεται το τελευταίο.

Το επίπεδο ηλεκτρονικής συνεργασίας με άλλους δημόσιους φορείς κατά τη διάρκεια διεκπεραίωσης μιας διαδικασίας είναι χαμηλό. Η μόνη δυνατότητα ηλεκτρονικής συνεργασίας που αφορά τους συναλλασσόμενους είναι η ανάρτηση Αποφάσεων στη Διαύγεια. Απουσιάζει επίσης η διαδικασία του αυτεπάγγελτου η οποία επιβάλλει την αναζήτηση των απαιτούμενων δημόσιων έγγραφων για μια υπόθεση απευθείας από άλλους δημόσιους φορείς και όχι μέσω του συναλλασσόμενου. Τέλος, σε περιπτώσεις που μετά την έκδοση εγγράφου ή Απόφασης απαιτείται ενημέρωση άλλων συναρμόδιων φορέων (λ.χ. Υπουργείων, Περιφερειών, υπηρεσιών της Τοπικής Αυτοδιοίκησης κλπ) πέραν των άμεσα ενδιαφερόμενων, αντί για αποστολή εγγράφου θα μπορούσε αυτό να γίνεται με ανάρτηση στο διαδίκτυο.

Νέο Επιχειρησιακό Μοντέλο Διαδικασιών 

 Το Νέο Επιχειρησιακό Μοντέλο Διαδικασιών φιλοδοξεί να αντιμετωπίσει τα ανωτέρω προβλήματα εισάγοντας την πλήρη ηλεκτρονικοποίηση των διαδικασιών, από την ηλεκτρονική υποβολή αιτήματος από τον συναλλασσόμενο μέσω του νέου portal του ΥΠΠΟΑ,  ως την ηλεκτρονική παραλαβή των τελικών εγγράφων (αποφάσεων, απόψεων, ενημέρωσης κ.α.). Οι υφιστάμενες διαδικασίες ανασχεδιάστηκαν βάσει των απαιτήσεων της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων και σύμφωνα με τις προδιαγραφές της παροχής ολοκληρωμένων υπηρεσιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης που ακολουθούνται διεθνώς.

Άμεσο όφελος για τον συναλλασσόμενο είναι η  συντόμευση του χρόνου διεκπεραίωσης των υποθέσεων καθώς καταργείται η φυσική διακίνηση εγγράφων και εξαλείφονται οι σχετικοί απαιτούμενοι χρόνοι. Επίσης, αναβαθμίζεται η πληροφόρηση του συναλλασσόμενου τόσο πριν την εκκίνηση των διαδικασιών όσο και κατά την πορεία διεκπεραίωσης της υπόθεσής του, καθώς θα παρέχεται σαφέστερη αρχική ενημέρωση, ενώ μετά την υποβολή του αιτήματος η ενημέρωση θα γίνεται μέσω του προσωπικού του λογαριασμού ή μέσω e-mail.

Η δημιουργία κεντρικής υπηρεσίας διαχείρισης (e-Γραμματεία ΥΠΠΟΑ) των εισερχόμενων αιτημάτων των υπηρεσιών που συμμετέχουν στο έργο στην παρούσα φάση αναμένεται να αντιμετωπίσει με βέλτιστο τρόπο την άμεση δρομολόγηση των εισερχομένων στις αρμόδιες για την επεξεργασία τους οργανωτικές μονάδες και την παροχή υπηρεσιών αρχικής ενημέρωσης/πληροφόρησης   προς τους αιτούντες.

Τα κυριότερα χαρακτηριστικά του Νέου Επιχειρησιακού Μοντέλου Διαδικασιών είναι τα εξής:

Α/Α	Αρχές	Περιγραφή
1	Εύκολη και ασφαλής χρήση των ηλεκτρονικών υπηρεσιών	Η online εξυπηρέτηση είναι προσβάσιμη στο σύνολο των συναλλασσομένων με βασικές γνώσεις Η/Υ και πραγματοποιείται σε ασφαλές ηλεκτρονικό περιβάλλον. Υπάρχει online καθοδήγηση για την ορθή συμπλήρωση και κατάθεση αιτήσεων.
2	Προσαρμογή της εξυπηρέτησης στις ανάγκες των συναλλασσομένων	Πληροφόρηση των συναλλασσομένων ανά τύπο αιτήματος για τα απαραίτητα βήματα που πρέπει να ακολουθήσουν και για τα υποχρεωτικά δικαιολογητικά που πρέπει να εισάγουν στο σύστημα.
3	Τυποποίηση δικαιολογητικών -εντύπων	Ανάλογα με το αίτημα καθορίζονται ο αριθμός, ο τύπος και οι βασικές προδιαγραφές των δικαιολογητικών (υποχρεωτικών και προαιρετικών) που υποβάλλονται ψηφιακά καθώς και τα δεδομένα που εισάγει ο συναλλασσόμενος κατά την κατάθεση του αιτήματός του.
4	Διαρκής υπηρεσία ηλεκτρονικής υποβολής	Η ηλεκτρονική υποβολή αιτήματος είναι πραγματοποιήσιμη από οποιοδήποτε σημείο έχει πρόσβαση στο Διαδίκτυο και ανεξάρτητη των ωραρίων λειτουργίας των υπηρεσιών του ΥΠΠΟΑ.
5	Ολοκληρωμένη ηλεκτρονική εξυπηρέτηση	Ηλεκτρονική υποβολή και πλήρης ηλεκτρονική διεκπεραίωση των αιτημάτων των συναλλασσομένων: ·         Τα αιτήματα των συναλλασσομένων υποβάλλονται πλέον μόνο ηλεκτρονικά στο portal που δημιουργείται. ·         Ο συναλλασσόμενος ακολουθεί διαδικασία αυθεντικοποίησης (μέσω ΕΡΜΗ, ΚΕΠ). ·         Τα απαραίτητα δικαιολογητικά επισυνάπτονται από τον συναλλασσόμενο σε ψηφιακή μορφή κατά την υποβολή της αίτησής του.  Όσα δικαιολογητικά δεν είναι ήδη σε ψηφιακή μορφή ψηφιοποιούνται (σαρώνονται) με ευθύνη του συναλλασσομένου και επισυνάπτονται ηλεκτρονικά από τον ίδιο στην αίτησή του. ·         Στις Περιφερειακές Υπηρεσίες (Εφορείες) είναι δυνατή η προσκόμιση των δικαιολογητικών σε ψηφιακό μέσο αποθήκευσης (USB, CD) και η υποβολή αιτήματος με τη βοήθεια του προσωπικού γραμματειακής υποστήριξης.
6	Υπηρεσία κεντρικής διαχείρισης εισερχόμενων αιτημάτων   (δημιουργία e-Γραμματείας ΥΠΠΟΑ)	Δημιουργία νέας υπηρεσίας που αναλαμβάνει τη διαχείριση των εισερχόμενων αιτημάτων των υπηρεσιών που συμμετέχουν στο έργο στην παρούσα φάση. Επιφορτίζεται με το καθήκον του αρχικού ελέγχου, της πρώτης επεξεργασίας του ηλεκτρονικού φακέλου και την προώθηση των εισερχόμενων αιτημάτων στις αρμόδιες υπηρεσίες.
7	Καθορισμός χρονικών ορίων στην εξυπηρέτηση	Για την ολοκλήρωση διαδικαστικών ενδοδιοικητικών βημάτων καθορίζονται μέγιστοι χρόνοι διεκπεραίωσης από τους αρμόδιους προϊσταμένους.
8	Καθορισμένες προδιαγραφές στην παραλαβή των εξερχόμενων εγγράφων	Καθορίζονται και τυποποιούνται τα τελικά εξερχόμενα έγγραφα που παραλαμβάνει ηλεκτρονικά στο λογαριασμό του ο συναλλασσόμενος κατά το πέρας της διεκπεραίωσης κάθε υπόθεσης.
9	Νομική κατοχύρωση του συναλλασσόμενου	Οι θεσμικές αλλαγές που προβλέπονται κατοχυρώνουν την ηλεκτρονική εξυπηρέτηση και διασφαλίζουν τη νομική υπόσταση των παραγόμενων εγγράφων.
10	Διαφάνεια προς τους συναλλασσόμενους	Ηλεκτρονική ενημέρωση μέσω του προσωπικού λογαριασμού του συναλλασσόμενου ή μέσω e-mail για το στάδιο στο οποίο βρίσκεται το αίτημά του  κατά τη διάρκεια όλης της πορείας διεκπεραίωσής του.
11	Διαρκής υποστήριξη των συναλλασσομένων	Καθορισμός Help Desk που θα εξυπηρετεί οργανωμένα τους συναλλασσόμενους σε θέματα ενημέρωσης/πληροφόρησης πριν την υποβολή αιτημάτων αλλά και κατά τη διάρκεια διεκπεραίωσης των υποθέσεών τους.
12	Επίτευξη μεγαλύτερου βαθμού διαλειτουργικότητας με τον υπόλοιπο δημόσιο τομέα	Μέσω ηλεκτρονικής εξυπηρέτησης το ΥΠΠΟΑ μπορεί να διαλειτουργεί με άλλους φορείς τους δημόσιου τομέα οι οποίοι εμπλέκονται στις διαδικασίες προστασίας της πολιτιστικής κληρονομιάς (πχ. ΥΠΕΚΑ).
13	Πληροφοριακό σύστημα ανοιχτό σε μελλοντικές απαιτήσεις των συναλλασσομένων και της Υπηρεσίας	Η ευελιξία και επεκτασιμότητα του πληροφοριακού συστήματος προσφέρει τη δυνατότητα μελλοντικών προσαρμογών ή βελτιώσεων ,  λαμβάνοντας υπόψη τα νέα δεδομένα που διαμορφώνονται από το εξωτερικό περιβάλλον (συναλλασσόμενοι), καθώς και τις υπηρεσιακές ανάγκες, προκειμένου να συμβάλει στην περαιτέρω απλοποίηση διαδικασιών και την βέλτιστη εξυπηρέτηση των συναλλασσομένων με το ΥΠΠΟΑ.

Συμπλήρωση Ερωτηματολογίου

Ο συμμετέχων στη Δημόσια Διαβούλευση καλείται να  απαντήσει στο παρακάτω ερωτηματολόγιο, αλλά και να σχολιάσει ελεύθερα τις βασικές αρχές λειτουργίας του Νέου Επιχειρησιακού Μοντέλου Διαδικασιών.

Παρακαλούμε όπως συμπληρώσετε το παρακάτω ερωτηματολόγιο και αποστείλετε με email στη διεύθυνση dpapageorgiou@planet.gr, ή με fax στο 2106981885 μέχρι την Δευτέρα 30 Ιουνίου 2014.

Γενικές Πληροφορίες

  Όνομα:

 Ιδιότητα:

 Όνομα φορέα ή οργανισμού που εκπροσωπείτε:

 Στοιχεία επικοινωνίας (τηλέφωνο, e-mail):

Ερωτηματολόγιο

Οι προτεινόμενες αλλαγές είναι επαρκείς;

 Οι προτεινόμενες αλλαγές είναι λειτουργικές;

 Ποιά πιστεύετε ότι είναι τα δυνατά σημεία-πλεονεκτήματα των προτεινόμενων αλλαγών; 

 Ποιό ή ποιά πιστεύετε ότι είναι τα εμπόδια ή προβλήματα που προκαλούνται από τις ανασχεδιασμένες υπηρεσίες;

 Η πλήρης υποβολή αποκλειστικά ηλεκτρονικών αιτημάτων από το φορέα που εκπροσωπείτε ενδέχεται να αντιμετωπίσει προβλήματα; 

 Ποιες πιστεύετε ότι είναι οι ενέργειες  που θα πρέπει να γίνουν ώστε οι νέες ηλεκτρονικές υπηρεσίες να βελτιωθούν ακόμα περισσότερο; Προσδιορίστε τα σημεία.

 Άλλες παρατηρήσεις ή προτεινόμενες αλλαγές

Μπορείτε να κατεβάσετε το αρχείου του ερωτηματολογίου στην ακόλουθη διεύθυνση:

www.erotimatologio.gr